Los documentos que mueven inventarios son los siguientes.

La orden de compra: Aunque este documento no afecta inventario por ser un documento interno, nos facilita el control de las compras que si afectaran el inventario.

Este documento lo diligencia el área de compras para solicitar  a la gerencia  la compra o reposición de un bien, esta debe indicar la cantidad a solicitar el precio de compra por unidad y total, debe discriminar los impuestos y si aplica descuentos financieros, entre otros detalles y observaciones; Una vez autorizada la compra del bien se debe enviar este documento al proveedor para que el realice el despacho y elabore la respectiva factura de compra con los precios y cantidades solicitados.

Este documento debe tener la firma de la persona que autoriza la compra.

Normalmente se hacen en  1 original y 1 copia para distribuirlas así:

La original para el área de compras el cual debe tener un folder o carpeta con los consecutivos.

Una copia para el área de contabilidad como soporte para cuando llegue la factura de compra.

Este documento no mueve inventarios ni se ingresa en la contabilidad, es solo un documento interno que permite el control de las compras realizadas por la empresa.

La factura de compra: Es el documento con el cual el proveedor nos vende la mercancía y es el soporte o constancia de lo que nos esta ingresando a la bodega, El jefe de bodega cuando recibe el producto, debe constatar con la factura de compra que esta correcta las cantidades ingresadas.

Muchas empresas por inventario o por otras condiciones no envían la factura de compra con la mercancía, para ello mandan un documento llamado Remisión, el cual solo contiene cantidades. este documento es valido para recibir el producto y hacer la entrada de almacén, pero no se puede ingresar a la contabilidad ya que no tiene la misma validez que la factura de compra, la remisión es solo para constatar que la mercancía fue entregada.

La Entrada de Almacén :Con este documento se da la entrada al sistema contable y/o kardex a la mercancía recibida para el inventario.

Se hace el ingreso de la mercancía con el costo que viene en la factura.

Una vez ingresada la mercancía al sistema de inventario pasa la factura de compra con la respectiva entrada de almacén al área de contabilidad, donde se revisan que las cantidades ingresadas sean las mismas facturadas y que este correcto el costo con lo solicitado en la  orden de compra.

La salida de Almacén: Con este documento el jefe de bodega da la salida a la mercancía  del inventario para enviarlas a otra área o lugar determinado de la empresa.

Este documento solo es valido para el retiro de la mercancía para la misma empresa, ya que para el publico en general  solo se debe hacer con la respectiva factura de venta.

No se manejan costos ya que el sistema lo determina dependiendo el método utilizado por la empresa, estos documentos hacen relación con el sistema de inventario permanente, recuerden que el periódico no maneja este tipo de costeo sino el juego de inventarios.

La factura de Venta: Con este documento la empresa legaliza la salida de mercancía de su inventario para el publico y es el soporte de los ingresos recibidos por el concepto de la venta.

Los invito para que conozcan mas sobre los sistemas de inventarios ingresando por el menú inicial en categorías/contabilidad avanzada/inventarios/sistema de inventarios.

Gracias por tu visita!!