Archivos de la categoría Nomina

Instructivo Requerimiento Ugpp

Amigos aquí les dejo el instructivo requerimiento Ugpp, como muchos se podrán dar cuenta que ahora en Colombia los temas referentes a la nomina y seguridad social están regulados por la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) con el fin de que se cumplan las condiciones de contratación del personal de las empresas y también que las personas naturales estén cumpliendo con sus aportes, para ello están realizando inspecciones relevantes donde al encontrar inconsistencias entre la entidad y las empresas o personas naturales.

Para lograr realizar estas inspecciones, ellos requieren que las empresas envíen cierta información la cual debe ser diligenciada de forma coherente y verídica ya que la inexactitud de esta información genera intereses tanto por mora como por mala información.

Esta información parte desde el balance general de la empresa en sus cuentas de nominas tanto en pasivos como en gastos y también las cuentas donde incluyan a los empleados tales como prestamos, auxilios u otros pagos que se les haya realizado diferentes a la nomina.

Esta información ellos la cruzan con el sistema Pila que es donde se generan los aportes parafiscales y de seguridad social para comenzar a realizar el respectivo cruce de información.

Es muy importante que la empresa o persona que haya sido requerido tenga una carpeta con la información enviada para cuando tengan la necesidad de hacer la revisión física puedan encontrar todo lo que se les envió, también seria bueno que guardaran copias de los pagos realizados a las entidades de la seguridad social a través de la pila.

A continuación puedes descargar el instructivo donde te facilita la elaboración de estos

documentos.VK Instructivo Requerimiento de Información

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Como se contabiliza la nomina

 Como se contabiliza la nomina?

Normalmente la nomina se debe causar quincenal o mensual, ello conlleva a realizar las provisiones de las prestaciones sociales, recuerda que las provisiones son las partidas que se registran en la cuenta 26 y el gasto de nomina 5205, las cuentas del pasivo (26)  al cierre de fin de año se deben cancelar llevándolas a la cuenta 25 como pasivos reales.

Vamos a realizar un ejemplo sencillo:

Pedro Perez Incio a laborar en la empresa el día 01 de junio  su salario sera de $ 700.000

mas auxilio de transporte, ademas trabajo horas extras por valor de $ 150.000

“Hay que tener en cuenta que las horas extras hacen parte de las prestaciones sociales y tambien se deben reportar en la seguridad social como salario base de cotización”.

Vamos a suponer que es personal administrativo y manejaremos las cuentas del gasto en la 51 pero si fuese personal de ventas debes manejar la cuenta 52 para todos los conceptos del gasto.

Pago mensual

520506   (Débito)             Sueldo        $  700.000

520527   (Débito)      Aux.Transp.      $     77.700    (actualizado al 2016)

520515   (Débito)      Horas Extras      $  150.000

237005   (Crédito) Descuento Eps 4%    (34.000) (se tiene en cuenta el salario y horas extras)

238030  (Crédito) Descuento pensión 4% (34.000) (Se tiene en cuenta el salario y horas extras)

250501   (Crédito)    Salarios Por Pagar  $  (859.700)

Si la persona gana comisiones se debe calcular la seguridad social incluyendo el valor recibido en el mes por comisiones es decir se toma el salario, horas extras y comisiones pagadas al mes).

Una vez se haga el pago se hace el comprobante en débito la cuenta 250501 y crédito en la caja 110505 o el banco 111005.-

En caso que la nomina no se cause en la cuenta 250501 se hace el mismo registro anterior pero se acredita la caja o el banco.

Los porcentajes de la seguridad social son

CONCEPTO             %                 EMPRESA                  EMPLEADO

EPS                          12.5 %                 8.5  %                              4 %

PENSIÓN                16%                     12%                                 4%

ARP                        0.522%                 100%                               0%           (% Mínimo Riesgo)

1.044%                  100%                               0%

2.436%                   100%                              0%

4.350%                    100%                               0%

6.960%                     100%                                0%        (% Máximo riesgo)

CAJA COMPENSACION                        4%                                 0%

SENA                                                         2%                                0%

ICBF                                                           3%                                0%

 

Los parafiscales comprenden: La Caja de compensación, Sena e Icbf y estos se calculan del 9% del valor total de la nomina mensual.

A continuación relaciono algunos artículos de la Ley 1607 del 2012, donde se exonera a algunas empresas en el pago de los parafiscales.

Del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

Al respecto, la ley 89 de 1988 contempla:

ARTICULO 1o. A partir del 1o de enero de 1989 los aportes para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- ordenados por las Leyes 27 de 1974 y 7a de 1979, se aumentan al tres por ciento (3%) del valor de la nómina mensual de salarios.

PARÁGRAFO 1o. Estos aportes se calcularán y pagarán teniendo como base de liquidación el concepto de nómina mensual de salarios establecidos en el artículo 17 de la Ley 21 de 1982 y se recaudarán en forma conjunta con los aportes al Instituto de Seguros Sociales -ISS- o los del subsidio familiar hechos a las Cajas de Compensación Familiar o a la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero. Estas entidades quedan obligadas a aceptar la afiliación de todo empleador que lo solicite. EL Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, -ICBF-, también podrá recaudar los aportes. Los recibos expedidos por las entidades recaudadoras constituirán prueba del pago de los aportes para fines tributarios.

PARÁGRAFO 2o. El incremento de los recursos que establece esta Ley se dedicará exclusivamente a dar continuidad, desarrollo y cobertura a los Hogares Comunitarios de Bienestar de las poblaciones infantiles más vulnerables del país. Se entiende por Hogares Comunitarios de Bienestar, aquellos que se constituyen a través de becas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF- a las familias con miras a que en acción mancomunada con sus vecinos y utilizando un alto contenido de recursos locales, atiendan las necesidades básicas de nutrición, salud, protección y desarrollo individual y social de los niños de los estratos sociales pobres del país.

PARAGRAFO 3o. Las entidades del sector público liquidarán y pagarán el aporte correspondiente al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- o al Instituto de Seguros Sociales -ISS- en la misma oportunidad en que liquidan y pagan el subsidio familiar los respectivos organismos, sin que medie cuenta de cobro. Incurrirán en el causal de mala conducta los funcionarios que retarden u obstaculicen las transferencias o el pago y serán objeto de las sanciones disciplinarias correspondientes, como la destitución, sin perjuicio de las demás sanciones previstas en la ley.

ARTICULO 2o. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- reconocerá a las Cajas recaudadoras por concepto de gastos de administración, hasta el medio por ciento (1/2%) del total de los valores recaudados y éstas quedan autorizadas para descontar de los dineros recaudados el valor correspondiente al porcentaje determinado.

ARTICULO 3o. Los recaudos captados por las Cajas de Compensación, el Instituto de Seguros Sociales -ISS-, y la Caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero, con destino al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF-, serán girados a las pagadurías regionales de la citada entidad, así:

  1. Lo recaudado dentro de los primeros diez (10) días de cada mes, a más tardar el día veinte (20) del mismo mes; y
  2. Lo recaudado entre el día once (11) y el último del mes, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente.

ARTICULO 4o. La Dirección General de Impuestos Nacionales podrá levantar la reserva de las declaraciones de impuestos sobre la renta y complementarios, únicamente en relación con los pagos laborales objeto del aporte, para efectuar cruces de información con el Instituto de Seguros Sociales -ISS-, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF-, el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA- y las respectivas Cajas de Compensación Familiar, así como sus asociaciones o federaciones, tendientes a verificar el cumplimiento del pago de los aportes a dichas entidades, a petición de cualesquiera de estos organismos Del servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Los aportes al Sena están reglamentados por la ley 119 de 1994 que contempla:

CAPITULO V.

PATRIMONIO Y FINANCIACIÓN

ARTICULO 30. PATRIMONIO. El patrimonio del SENA está conformado por:

  1. Los bienes que actualmente posee y los que reciba o adquiera a cualquier título.
  2. Los ingresos generados en la venta de productos y servicios como resultado de acciones de formación profesional integral y desarrollo tecnológico.
  3. Las donaciones y contribuciones de terceros y las asignaciones por ley de bienes y recursos.
  4. Los aportes de los empleadores para la inversión en el desarrollo social y técnico de los trabajadores, recaudados por las cajas de compensación familiar o directamente por el SENA, así:
  5. a) El aporte mensual del medio por ciento (1/2%) que sobre los salarios y jornales deben efectuar la Nación y las entidades territoriales, dentro de los primeros diez (10) días de cada mes;
  6. b) El aporte del dos por ciento (2%) que dentro de los diez (10) primeros días de cada mes deben hacer los empleadores particulares, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, sobre los pagos que efectúen como retribución por concepto de salarios.
  7. Las sumas provenientes de las sanciones que imponga el Ministerio de Trabajo y Seguridad social por violaciones a las normas del Código Sustantivo del Trabajo y demás disposiciones que lo adicionen o reformen, así como las impuestas por el SENA.

ARTICULO 31. GIRO DE APORTES. Los recaudos captados por las Cajas de Compensación Familiar y la Caja Agraria serán girados al SENA, así:

  1. Lo recaudado dentro de los primeros diez (10) días de cada mes, a más tardar el día 20 calendario del mismo mes.
  2. Lo recaudado entre el día once (11) y el último día del mes, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente.

Vencidos estos términos, se causarán intereses sobre el valor del respectivo recaudo, a la tasa moratoria que certifique la Superintendencia Bancaria.

ARTICULO 32. ASIGNACION DE RECURSOS. El SENA acopiará la totalidad de los recursos de la entidad para destinarlos al desarrollo de sus objetivos y funciones, en cumplimiento estricto de su misión de formación profesional integral.

ARTICULO 33. DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS REGIONALES. Cada regional financieramente autosuficiente aplicará a la realización de la misión hasta un 70% de sus recaudos. Por su parte, las demás regionales aplicarán al mismo objetivo hasta un 80% de sus recaudos. Los remanentes deberán ser consignados en cuenta de destinación específica en la Dirección General y se destinarán a:

  1. a) El sostenimiento de la Dirección General, y
  2. b) Apoyar o financiar los programas de formación profesional que deban ejecutarse en regiones y sectores con ingresos insuficientes para la realización de los mismos.

PARAGRAFO. El Consejo Directivo Nacional definirá los criterios para identificar las regiones autosuficientes y las que no lo sean y revisará cuando lo estime conveniente los porcentajes referidos dentro del rango previsto en el presente artículo. Para tal efecto, el Consejo Directivo Nacional tendrá en cuenta la estructura del mercado del trabajo, las necesidades regionales insatisfechas, el concepto de los Consejos Regionales y la ejecución real del presupuesto.

ARTICULO 34. CERTIFICACION SOBRE PAGO DE APORTES. Con destino a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y para la aceptación de la deducción por concepto de salarios, el SENA expedirá una paz y salvo a los empleadores que a la fecha del mismo y en todas las vigencias, hubieren cumplido cabalmente con la obligación de la fecha del mismo y en todas las vigencias, hubieren cumplido cabalmente con la obligación de efectuar sus aportes a la entidad, especificando el monto de las sumas pagadas.

Igualmente, expedirá certificaciones para efecto de las exoneraciones de impuestos de que trata la Ley 6a. de 1992.

PARAGRAFO. Los ordenadores del gasto de las entidades del sector público que, sin justa causa no dispongan el pago oportuno de los aportes previstos en el artículo 28 de la presente Ley, incurrirán en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

De las Cajas de Compensación Familiar

El subsidio familiar administrado por las Cajas de Compensación Familiar, está regulado por la ley 21 de 1982 que entre otros aspectos contempla:

ARTICULO 1o. El subsidio familiar es una prestación social pagada en dinero, especie y servicio a los trabajadores de mediano y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la sociedad.

PARÁGRAFO. Para la reglamentación, interpretación y en general, para el cumplimiento de esta Ley se tendrá en cuenta la presente definición del subsidio familiar.

ARTICULO 2o. El subsidio familiar no es Salario, ni se computa como factor del mismo en ningún caso.

ARTICULO 3o. El subsidio familiar no es gravable fiscalmente.

Los pagos efectuados del concepto del subsidio familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) son deducibles para efectos de la liquidación de impuesto sobre la renta y complementarios.

PARÁGRAFO. Para que las sumas pagadas por los conceptos anteriores, lo mismo que las sufragadas por salarios y descansos remunerados, pueda aceptarse como deducciones será necesario que el contribuyente presente los respectivos certificados de paz y salvo con el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y la Caja de Compensación Familiar de afiliación, en los que conste que el interesado pagó los aportes correspondientes al respectivo año fiscal.

ARTICULO 4o. El subsidio familiar es inembargable salvo en los siguientes casos:

  1. En los procesos por alimentos que se instaure a favor de las personas a cargo que dan derecho a reconocimiento y pago de la prestación.
  2. En los procesos de ejecución que se instauren por el Instituto de Crédito Territorial, el Banco Central Hipotecario, el Fondo Nacional de Ahorro, las Cooperativas y las Cajas de Compensación Familiar por el incumplimiento de obligaciones originadas en la adjudicación de vivienda.

Tampoco podrá compensarse, deducirse, ni retenerse salvo autorizaciones expresas del trabajador beneficiario.

ARTICULO 5o. El subsidio familiar se pagará exclusivamente a los trabajadores beneficiarios en dinero, especie o servicios de conformidad con la presente Ley.

Subsidio en dinero es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que se dé derecho a la prestación.

Subsidio en especie es el reconocido en alimentos, vestidos, becas de estudio, textos escolares, y demás frutos o géneros diferentes al dinero que determine la reglamentación de esta Ley.

Subsidio en servicios es aquel que se reconoce a través de la utilización de las obras y programas sociales que organicen las Cajas de Compensación Familiar dentro del orden de prioridades prescrito en la Ley.

CAPITULO II.

DE LOS APORTES DE LOS EMPLEADORES OBLIGADOS A PAGARLOS

ARTICULO 7o. Están obligado a pagar el subsidio familiar y a efectuar aportes para el Servicio Nacional de Aprendizaje Sena (SENA):

  1. La Nación, por intermedio de los Ministerios, Departamentos Administrativos y Superintendencias.
  2. Los Departamentos, Intendencias, Comisarías, el Distrito Especial de Bogotá y los Municipios.
  3. Los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los órdenes nacional, departamental, intendencial, distrital y municipal.
  4. Los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes.

PARÁGRAFO. Las Universidades Públicas no están obligadas a efectuar aporte para el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.

Las deudas que las Universidades Públicas hayan adquirido con el SENA por concepto de dichos aportes, serán compensadas mediante el suministro, por parte de las Universidades Públicas, de programas de capacitación según los requerimientos y necesidades del SENA.

Inciso 3o. Las Universidades Privadas, aprobadas por el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, que sean entidades sin ánimo de lucro, no están obligadas a efectuar aportes para el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.

ARTICULO 8o.; La nación, los departamentos, intendencias, comisarías, el Distrito Especial de Bogotá y los Municipios deberán, además del subsidio familiar y de los aportes para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), efectuar aportes para la escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y para las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Intendenciales, Comisariales, Distritales, y Municipales.

ARTICULO 9o. Los empleadores señalados en los artículos 7o. y 8o. de la presente Ley, pagarán una suma equivalente al seis por ciento (6%) del monto de sus respectivas nóminas, que se distribuirán en la forma dispuesta en los artículos siguientes:

ARTICULO 10. Los pagos por concepto de los aportes anteriormente referidos se harán dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al que se satisface.

ARTICULO 11. Los aportes hechos por la nación, los departamentos, las intendencias, las comisarías, el Distrito Especial de Bogotá y los municipios, tendrán la siguiente destinación:

  1. El cuatro por ciento (4%) para proveer el pago del subsidio familiar.
  2. El medio por ciento (1/2%) para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), destinado a programas específicos de formación profesional acelerada, durante la prestación del servicio militar obligatorio.
  3. El medio por ciento (1/2%) será destinado para la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, y la financiación de los programas de ampliación de cobertura y calidad de la educación superior de acuerdo con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.
  4. El uno por ciento (1%) para las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Intendenciales, Comisariales, Distritales o Municipales.

ARTICULO 12. Los aportes hechos por los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los órdenes nacional, departamental, intendencial, comisarial, distrital y municipal y empleadores del sector privado, tendrán la siguiente destinación:

  1. El cuatro por ciento (4%) para proveer el pago de subsidio familiar.
  2. El dos por ciento (2%) para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

Art.   69.- Los empleadores cuyas actividades   sean   la   agricultura, las silvicultura, la ganadería, la   pesca,   la  minería, la avicultura o la apicultura, pagarán el   subsidio  familiar   por   intermedio  de la Caja   de   Crédito   Agrario, Industrial   y   Minero,   más   cercana   al   domicilio   de   los       trabajadores,   o de una Caja de Compensación Familiar   según       la regulación general.

Parágrafo.   Los empleadores del   sector   agroindustrial       podrán   seguir pagando el subsidio familiar a través de   una       caja de compensación según la regulación general.

Nota: Esto supone la obligación de los empleadores agrícolas de pagar los aportes parafiscales.

Se debe hacer énfasis en que, desde el punto de vista tributario, el artículo 108 del Estatuto Tributario establece como requisito para la deducción de los salarios o pagos laborales, el haber pagado los respectivos aportes parafiscales.

El artículo 664 del Estatuto Tributario contempla como sanción por la no acreditación del pago de los aportes fiscales previamente a la presentación de la declaración de renta y complementarios respectiva, el desconocimiento de la deducción por salarios.

 

 

 

 

 

 

Los porcentajes para el calculo de las prestaciones sociales son:

CESANTIAS                                              8.33% del valor mensual del salario

INTERESES SOBRE CESANTIAS              1% del valor mensual del salario (12% al año)

PRIMA DE SERVICIOS                          8.33% del valor mensual del salario

VACACIONES                                         4.17% del valor mensual del salario

DOTACIÓN                                              No se maneja porcentaje ni se tiene un valor estimado

En el comprobante de Nomina, Nota contable o el documento que manejen en su área se registra así:

En nuestro link de descargas que se encuentra en el menú inicial, puedes descargar el desprendible de pago y la plantilla de la nomina con horas extras formuladas.